Servicios en Gestión Documental
MARCO JURÍDICO
- Ley 80 de 1989 (Artículo 2, Parágrafo. Modificado por el Artículo 49 de la Ley 594 de 2000).
- Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos y decretos reglamentarios.
- Ley 1581 de 2012.
- Decreto 2609 de 2012.
- Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la información pública.
- Demás Decretos, Circulares y Directrices expedidas por las entidades competentes en relación con la Gestión Documental.
METODOLOGÍA
- Nuestros servicios en Gestión Documental son:
- Creación de Tablas de Retención
- Documental y de Valoración Documental.
- Creación de Manuales y Procedimientos.
- Organización del Comité de Archivos.
- Asesorías de Implementación de Políticas de Archivo.
- Asesorías de Implementación de Gestión de Calidad.
- Capacitación.
Digitalización
- Dentro del proceso de Gestión Documental se realizan las actividades de clasificación, ordenación, digitalización e indexación de documentos.
- Atención de consultas.
- Solicitud.
- Recepción.
- Búsqueda en el Software.
- Ubicación Física.
Custodia
- Atención de consultas.
- Solicitud.
- Recepción.
- Búsquedas físicas ya través de medios electrónicos.
- Almacenamiento de la documentación.
- Ubicación Física y estantería.
- Atención a solicitudes de consultas.
- Búsqueda en el Software.
- Locaciones bioseguras.
- Sistema Integrado de Conservación implementado.
- Organización de la información física.
- Codificación de la información custodiada.
- Desinfección y depuración de archivos físicos.
Asesoría Técnica Especializada
- Orientar a las entidades en el desarrollo de los procesos que conllevan a laconstrucción de instrumentos archivísticos.
- Apropiación de nuestros clientes del conocimiento de los procesos encaminados al cumplimiento de la función archivística.
Diagnóstico Integral de Archivo
- Proceso de verificación de los estados actuales de la gestión documental de entidades públicas y privadas.
- Análisis de hallazgos administrativos, archivísticos, conservación, infraestructura y tecnología.
- Validación del cumplimiento normativo de la entidad en materia de gestión documental, identificación de aspectos críticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad entorno al cumplimiento de la función archivística.
Administración de la información
- Creación de Tablas de Retención Documental y de Valoración Documental.
- Creación de Manuales y Procedimientos.
- Organización del Comité de Archivos
- Asesorías de Implementación de Políticas de Archivo
- Asesorías de Implementación de Gestión de Calidad.
- Capacitación.
Sistema de administración y organización documental
Presentamos un software desarrollado para la administración integral de toda la documentación generada por la mediana y gran empresa de hoy. Cubriendoprocesos como manejo de archivo, correspondencia, digitalización de documentos y el tratamiento de la Información electrónica todo bajo una mismaherramienta. Trabaja en Sistemas Operativos Windows: M3, XP, 2000, Vista, NT SERVER 2000 Y 2003, con bases de datos: SQL u ORACLE 9i o superior, y con cualquier navegador de Internet que trabaje en ambientes Windows. Desarrollamos actividades de clasificación, ordenación y descripción de los fondos documentales de las entidades, respetando el principio de procedencia y orden original de los documentos de archivo.
Nuestro sub-proceso tecnológico de digitalización consiste en convertir un documento en soporte análogo (papel, video, casettes, cinta, película, microfilm) en uno o varios archivos digitales que contienen la imagen codificada, íntegra del documento.
Inventario documental
- Elaboración y codificación de documentos.
- Recuperación de la información de manera exacta y precisa.
- Organización en series o asuntos de un fondo documental.
Gestión de consulta y préstamo de documentos de manera electrónica, telefónica y/o física
- Garantizar equipos y personal que realice la copia escaneada de la documentación requerida por los funcionarios de nuestros clientes.
- Garantizar la disponibilidad de los canales de comunicación entre funcionarios de la entidad contratante y la MERCADATOS S.A. con el objetivo de suplir de manera oportuna la documentación que se requiera.
- Garantizar equipos y personal encargado de las labores de control y gestión de la información con el objetivo de contar con un sistema de archivocompleto y actualizado que sustente la toma efectiva de decisiones y garantice los derechos de conservación y acceso a la misma, consagrados para los usuarios de la entidad contratante.
- Garantizar personal, equipos, vehículos y condiciones idóneas y seguras en los cuales se trasporte la documentación hasta las instalaciones de la entidad contratante., con la frecuencia que se requiera.
- Recogida de documentos como labor que comprende actualizar los fondos documentales a medida que se adelantan los trámites correspondientes a la labor administrativa, legal o financiera de la entidad contratante, esto proporciona un archivo actualizado y ordenado acorde con la gestión pública de los recursos.
- Labores de coordinación y control estadístico.
Conservación y almacenamiento de documentos
- Garantizar el espacio y el control de las condiciones medio ambientales y administrativas, que garanticen la conservación del papel.
- Proveer los elementos en cantidad y tipo suficientes e idóneos que permitan la adecuada conservación de los documentos (Cajas, Ganchos, Carpetas, Legajos, Elementos de Agrupación, Cintas, Bolsas Plásticas o dePapel).
Servicio técnico
- Mantenimiento preventivo y correctivo en Software y Hardware.
Comercialización de software y hardware
- Sistema de administración de Información WEB Enable.
- Sistema de Administración Documental.
- Sistema de Administración de Archivo Personal.
- Unidades de Almacenamiento Masivo.
- Bodega de Datos.
- Scanner para digitalización de documentos.
- Diseño e Implementación de Soluciones Tecnológicas, Comercialización y Soporte de un Software para optimizar la información y procesos.
- Consulte por vía WEB sus archivos digitalizados.
