Estamos viviendo tiempos volátiles donde una organización puede crecer exponencialmente o desaparecer cuestión de meses, si no se adapta al ritmo de las exigencias de los mercados que evolucionan al ritmo de los avances tecnológicos.
Con la rapidez con la que crecen los diferentes sectores económicos, y las exigencias de los usuarios en tiempo, calidad y precio, se hace necesario que todas las empresas pequeñas, medianas y grandes, apliquen las normas para una correcta gestión de sus documentos.
A medida que crecen los negocios, aumentan los clientes y se incrementa la planta de personal, el volumen de documentación como las facturas, comprobantes de pago, recibos, cheques, entre otros, crecerán proporcionalmente al punto que, sin una correcta de gestión estos se afectarán procesos fundamentales para la satisfacción de los clientes y el crecimiento exponencial que esperamos ver en las empresas.
Dentro de las consecuencias a las cuales puede exponerse una empresa al no tener una correcta gestión documental, las más comunes son:
Pérdida de tiempo y productividad o carencia de la confidencialidad de la información: Esto es debido al déficit de control de los documentos vigentes de la organización, y se da por el hecho de que al crecer el volumen de documentación, crece la dificultad para acceder a ella al no tener un sistema donde se encuentre la información digitalizada para poder buscarla de forma segmentada y ordenada.
Duplicidad de procesos: Enlazando con la idea anterior, es muy probable que la mala gestión documental esté causando una mala realización de los procesos de producción en tu empresa. Seguramente estén produciéndose gestiones repetidas que además ofrecen una distorsión de los resultados. Optimizar la gestión de documentos te permitirá que los procesos de tu negocio se depuren.
Trabajo remoto ineficaz: En la actualidad se ha revelado con especial fuerza la importancia del teletrabajo. Siguiendo con la idea del acceso a la información, si no se produce de manera que se pueda acceder a ella desde nuestro dispositivo de manera segura y sin necesidad de estar presencialmente en nuestro centro de trabajo, perderemos este recurso tan importante para la productividad de nuestra empresa.
Esta responsabilidad es mayor para las empresas medianas y grandes debido a que estas tienen un mayor peso legal y pueden sufrir duras consecuencias legales ya que por ley todas las empresas colombianas que se rijan por la Superintendencia de Industria y Comercio deben cumplir con la ley 594 de 2000, donde se establecen de manera clara las directrices en gestión documental y organización de archivos. Las empresas que incumplan con la norma deben pagar a la entidad reguladora altas sumas de dinero, bajo la figura de multa por infracción o incumplimiento de la norma.
Con esto vemos que las consecuencias que puede sufrir una empresa no solo pasa a lo interno sabiendo que por ley están obligadas a cumplir con ciertos lineamientos y de no hacerlo traería derivaciones economías negativas según su magnitud.
Es aquí donde Mercadatos les ofrece a las empresas todo el acompañamiento en el marco legal, brindado servicios de gestión documental con una experiencia de más de 30 años y garantizando un servicio de los más altos estándares para que la información de tu empresa esté segura, ordenada y accesible en cualquier momento.
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Equipo Dolphins
