La digitalización: una apuesta para mejorar la eficiencia y la competitividad de tu negocio en tiempos PostCovid
Resumen
En un entorno globalizado y sometido a grandes cambios, las empresas se enfrentan a nuevos retos que deben superar para poder permanecer en el mercado.
Durante la pandemia del COVID – 19, muchas empresas evidenciaron como la digitalización de sus documentos les ayudaba a optimizar sus recursos y a desarrollar ventajas competitivas. El hecho de que una empresa pueda acceder y administrar la información de sus facturas, recibos y demás formatos físicos, de una manera rápida y organizada a través de un medio digital, le permite ahorrar tiempo y dinero. La empresa puede enfocar sus esfuerzos en otras actividades que requieran más de un trabajo manual, brindando un producto o servicio más eficiente e innovador que le permita estar un paso delante de la competencia.
¡Conoce cómo puedes incorporar la digitalización en la operación diaria de tu negocio y cómo esto podría mejorar tu eficiencia y competitividad en tiempos POSTCOVID!
Introducción
La digitalización de documentos es un proceso de gestión documental que implica pasar la documentación física a un formato digital. Actualmente, son muchas las empresas que le están apostado a dicha transformación; han pasado de tener información física de difícil acceso y que ocupa espacios innecesarios de almacenamiento, a tener información accesible de manera rápida y útil.
Esta transformación es una excelente apuesta para cualquier empresa independientemente de su tamaño y de su sector. Pero en especial, para aquellas empresas que manejan grandes volúmenes de información (como, por ejemplo: cajas de compensación, fundaciones, bolsas de empleo, empresas de grandes superficies y productoras de farmacéuticos, por mencionar algunas). Estas entidades deben contar con un adecuado tratamiento de sus documentos para garantizar una correcta gestión de la información, y por ende, contribuir con el desarrollo exitoso de sus operaciones diarias conducentes a que la empresa pueda brindar mejores productos y servicios a sus clientes, haciéndose cada vez más competitiva.
En este blog, te mostramos cómo la transformación digital es hoy una excelente apuesta ante la necesidad de desarrollar estrategias competitivas, cómo puedes incorporar la digitalización en la operación diaria de tu negocio y cómo tras su implementación es posible mejorar la eficiencia y la competitividad después de estos fuertes estragos que dejó la pandemia.
Desarrollo
La transformación digital se ha convertido en una necesidad
Sandra Zelada (2021), gerente de consultoría agrega en la publicación de la página Deloitte: “COVID-19, un acelerador de la transformación digital” que si bien durante los últimos años ha venido ocurriendo un proceso de transformación digital en el país, el COVID-19 ha acelerado aún más el ritmo del cambio y la velocidad de la transformación y esto ha obligado a los rezagados a acelerar el paso para igualar a los líderes digitales.
Y es que desde sus inicios, la transformación digital ha simbolizado un conjunto de ventajas competitivas en las empresas. Sin embargo, con la llegada del Covid-19, la transformación digital dejo de ser una simple oportunidad y se convirtió en una necesidad no solo para las empresas, sino para todos nosotros que nos vimos obligados a reinventarnos.
Con la llegada de la pandemia, el mundo sufrió una transformación digital acelerada. En meses, se logro un equivalente a lo que se logro en 6 años de digitalización. En junio del 2020, millones de empresas de todo el mundo transformaron sus modelos de negocio adaptándolos a la nueva realidad. Aquellas empresas que ya estaban preparadas en digitalización, aquellas que contaban con plataformas, aquellas que tenían su información en medios digitales, les fue sencillo adaptarse a las condiciones que exigía la pandemia. Sin embargo, la gran mayoría de empresas se vieron obligadas a reinventarse y adaptarse. Con dificultad y algunas empezando incluso desde cero lograron superar esta crisis, pero aquellas que se resistieron al cambio, perdieron la batalla.
La digitalización de documentos en tu empresa
Es por eso, que las empresas debido a los cambios acelerados de su entorno, tienen la necesidad de desarrollar estrategias innovadoras para hacerse cada vez más eficientes y competitivas. Debido a los grandes avances tecnológicos, no tener los documentos en formato digital simboliza hoy una pérdida de tiempo y dinero. En especial, para aquellas empresas que manejan grandes volúmenes de información y que debido a la acelerada operación diaria de su negocio y el ritmo frenético laboral, este proceso es aplazado año tras año, decidirse a hacerlo hoy será una gran apuesta para optimizar sus recursos y desarrollar ventajas competitivas.
Pero, ¿cómo digitalizamos un gran número de documentos? En MERCADATOS, te ayudamos a hacerlo con el servicio de digitalización en donde garantizamos que tú información sea de fácil y rápido acceso a través del cumplimiento de una serie de etapas. Primeramente, en una etapa de preparación alistamos toda la información, eliminando copias, información repetida y materiales metálicos. Luego, en la etapa de captura pasamos cada uno de los documentos físicos a imágenes digitales exactas a través de un escáner, realizando un control de calidad sobre cada imagen con el fin de garantizar la óptima conservación de su calidad durante y después del escáner. Hacemos una indexación en dónde ingresamos los metadatos para poder encontrar el archivo digitalizado cuando sea necesario , y aquí, realizamos unas tareas de cargue de datos considerando la información del expediente digitalizado. Por último, en una etapa de almacenamiento guardamos los documentos de archivo en mobiliarios, espacios y unidades de conservación apropiadas.
En MERCADATOS, también contamos con la plataforma: archivo digital a la mano un aplicativo de consulta innovadora disponible 24/7 en cualquier dispositivo electrónico y parametrizado por las leyes vigentes del país, que te ayudará a localizar tus documentos de manera eficiente a través de una tecnología de punta que revolucionará la productividad de tu empresa.
Los beneficios de la digitalización documental
Cómo ya lo hemos mencionado, la gestión documental es una gran apuesta para mejorar la eficiencia y la competitividad de tu empresa. Entre los principales beneficios que puedes obtener tras su implementación están:
- Mejorar significativamente la gestión de la información
- Comunicar una imagen de empresa innovadora
- Optimizar tus recursos como el tiempo y dinero
- Contar con una mayor comodidad y flexibilidad de trabajo
- Generar una respuesta más rápida y personalizada para tus clientes
Conclusión
Hoy ya han pasado los peores estragos de esta pandemia en donde la mayoría de sectores empresariales se vieron afectados económicamente por el covid-19, pero no cabe duda de que muchas empresas fortalecieron en el área de digitalización con el que contaban. Otras, que no lo tenían y que hoy cuentan con ello han descubierto que la digitalización les brinda grandes ventajas en cuanto a la eficiencia de sus recursos y el desarrollo de ventajas competitivas, lo que se convierte en una gran oportunidad para recuperarse y potencializar aun más la economía después de esta inesperada crisis.
Y tú, ¿Qué esperas para evolucionar?
Si quieres conocer más sobre este y otros temas relacionados a la gestión documental, te invitamos a participar este 13 de diciembre a un Webinar completamente gratis.
María Elena Domínguez, Equipo Dolphins
