Potencializa tu negocio desde tus documentos
Para una empresa, potencializar su negocio de manera significativa puede simbolizar todo un reto. El hecho de incrementar su productividad y mejorar la calidad de sus productos, servicios e incluso, la atención al cliente, sin necesidad de sacrificar gran parte de sus recursos económicos no es una tarea fácil.
Sin embargo, desde sus documentos, esto es posible. Cada vez, son más los beneficios obtenidos tras la implementación de una adecuada gestión documental en las empresas; no solo a nivel económico, sino, en la eficiencia durante la recuperación y la búsqueda de documentos, logrando acceder de manera más fácil y rápida a la información. Y esto, se traduce en una optimización de recursos que ayuda a que la empresa pueda incrementar su productividad y mejorar la experiencia de sus clientes.
¿Alguna vez te has preguntado cómo puedes potencializar tu negocio desde tus documentos?
¡Conoce cuáles son los principales servicios de gestión documental y cómo estos pueden ayudarte a potencializar significativamente tu negocio!
La gestión documental es el conjunto de procesos y técnicas para administrar la documentación producida y recibida por las empresas, con el fin de facilitar su utilización y conservación.
Las empresas, deben contar con una adecuada gestión documental no solo porque les permite sobrevivir eficientemente a la operación diaria de su negocio, sino porque deben cumplir con la Ley General de Archivo: Ley 594 del 2000 que establece de manera clara las directrices en gestión documental y organización de archivos. No hacerlo, podría representar multas por grandes sumas de dineros para dichas entidades.
Procesos indispensables de gestión documental
En Mercadatos, te ofrecemos servicios de gestión documental que te ayudarán a potencializar tu negocio a la vez que cumplir con las disposiciones legales exigidas por la ley. Entre los principales servicios tenemos:
- Organización: en donde toda la información documental se agrupa por categorías, garantizando un orden óptimo para su búsqueda y uso.
- Digitalización: aquí, se eliminan las copias e información repetida para luego generar a través de un escáner imágenes digitales exactas de cada documento, controlando la conservación de calidad de las mismas.
- Custodia: se almacena la información de las entidades demandantes del servicio. Todas esas carpetas y papeles son almacenadas en cajas o estanterías cumpliendo con unas condiciones y reglas de almacenamiento apropiadas.
- Administración: a ese servicio de custodia o almacenamiento, Mercadatos le aplica un sistema integrado de conservación en donde se controla la temperatura de la bodega, la humedad relativa y se realizan fumigaciones para evitar la perdida de estos documentos a causa de entes biológicos.
Potencializa significativamente tu negocio desde tus documentos
La gestión documental es una gran apuesta para tu empresa. Entre las principales ventajas que puedes obtener tras su implementación están:
- Mejora de la productividad: tu empresa se vuelve más productiva en la medida en que eres más eficiente. Una adecuada gestión documental te permite acceder de manera rápida y segura a la información, reduciendo los tiempos de búsqueda y por ende, de respuesta a tus clientes tanto internos, como externos.
- Ahorro de tiempo: Al contar con toda la documentación organizada y en un solo lugar, la información es más fácil de buscar y recuperar, por lo que las tareas dentro de la organización y de respuesta a los clientes se agilizan.
- Ahorro de espacio y costos: la gestión de tus documentos, debe implicar una optimización del espacio físico de almacenamiento. Muchas veces las empresas con grandes volúmenes de información tienden a almacenar información repetida e innecesaria que ocupa grandes espacios de almacenamiento. La idea, es reducir esos espacios en donde se encuentra la documentación. El hecho de organizar y digitalizar la información, conlleva a ahorros significativos de archivo, impresión, fotocopias y búsqueda.
- Mejora de la rentabilidad o ROI: muchos estudios, han demostrado que al implementar un gestor documental, existe una mejora de la rentabilidad en la empresa, debido a que se reducen los costos, se da una respuesta segura a las demandas documentales y aumenta la calidad lo que contribuye a obtener una mayor demanda por parte de los clientes.
- Mejora de los procesos: con la digitalización, se logra la automatización de muchos procesos, permitiendo un mejor control de los documentos que se generan en ellos, mejorando los tiempos de trámite y gestión.
- Reducción del riesgo de perdida de la información: el hecho de manejar grandes volúmenes de papel conlleva un gran riesgo de perderlos incluso por deterioro. Un buen sistema de gestión de documentos tiene las medidas de solución ante estos riesgos.
- Preservación de los documentos en el largo plazo: una adecuada gestión documental debe apuntar a una preservación y conservación de los documentos en el tiempo, garantizando incluso la recuperación futura del contenido documental.
Vemos que las ventajas de una adecuada gestión documental son muchas. Y es que por naturaleza las empresas se comportan como un sistema. Es decir, que todas sus partes están relacionadas, por lo que unos recursos estratégicamente bien invertidos llevarán a un retorno inversión y a la obtención de unos beneficios esperados que potencializaran el crecimiento de todas las áreas de tú empresa.
Y tú ¿Qué esperas para potencializar tu negocio desde tus documentos?
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Equipo Dolphins
